ISO 50001 Sertifikası, akreditasyonu ülkemizde de bulunan ISO 50000 serisinin belgelendirilebilir tek standardıdır. Bu yazımda ISO 50001:2018 Sertifikası’nın nasıl alınacağı ve ISO 50001 Belgesi almak isteyen kuruluşların denetim öncesinde ve sonrasında ne gibi prosesler ile karşı karşıya kalacakları ile ilgili bilgilendirme yapmaya çalışacağım.
ISO 50001:2018 Enerji Yönetim Sistemi Denetimleri akredite kuruluşlar tarafından yapılmalıdır. Şu anda ülkemizin milli Akreditasyon kurumu olan TÜRKAK‘ta ISO 50001:2018 ile ilgili akreditasyon yetkisi verme süreci devam etmektedir. Akredite olan firmaların kimler olduğunu öğrenmek isteyenler https://secure.turkak.org.tr/kapsam/search bu link altından aşağıdaki görseldeki gibi arama yaparsanız akredite kuruluşları görebilirsiniz.
Türkiye sınırları içerisinde, Uluslararası tanınabilirliği olan diğer yabancı akreditasyon kurumlarından alınan belgeler de geçerli sayılmaktadır.
Örnek olarak:
İngiltere: UKAS
Almanya: DAKKS
Amerika: ANAB, IAS
Kuruluşlar ISO 50001:2018 Sertifikası almadan önce standart gereksinimlerini karşılamalıdırlar. Bu gereksinim karşılama işlemini kendileri de yapabilir. ISO 50001 Danışmanlığı hizmeti alarak da yapabilirler. ISO 50001 Danışmanlığı ile ilgili makalemize buradan ulaşabilirsiniz.
Aşağıda ISO standartlarının belgelendirmesi ile ilgili süreç haritasını görmektesiniz. Yazının detayında da bu süreç haritasındaki adımlardan bahsedeceğim.
Yazı İçeriği
Başvuru
Başvuru aşamasında firmanızın faaliyet halinde olduğu, çalışan sayısının doğrulanması, resmi olarak tanınmış olması, kurumdaki yetkili kişilerin belirlenmesi ve adres kontrolü hususları değerlendirilmektedir. Başvuru esnasında istenilebilecek dokümanlar: Vergi Levhası, Faaliyet Belgesi, SGK hizmet dökümü, Ticaret sicil gazetesi, İmza sirküsü
Bazı durumlarda çalışan sayısı beyana dayalı verilebilmektedir. Bu durumda antetli kağıda ilgili kapsamda kaç kişinin çalıştığının beyanı istenecektir.
Teklif ve Sözleşme Yapılması
Teklif aşamasında firmanın ilgili kapsamı ve belirlenmiş adreslere ve çalışan sayısına göre belgelendirme adam gün sayıları çıkmaktadır. Bu adam gün sayılarına göre ve lokasyon sayılarına göre belgelendirme ücreti verilmekte, bunun yanında 12 ay sonra ve 24 ay sonra yapılması planlanan gözetim faaliyetlerinin de adam gün sayıları çıkartılarak ücretlendirme yapılmaktadır.
Ek ücretler (ulaşım, konaklama gibi) hususlar değerlendirilmekte, özel denetimler (kapsam genişletme veya adres değişikliği gibi), takip denetimleri ve ön denetimler gibi hususlar ayrıca teklif de bildirilmektedir.
Sözleşme esasları, belgelendirme hususlarının ana çerçevesini çizmekle birlikte burada daha çok uyulması gereken kurallar, yasal mevzuatlar, akreditasyon kurumunun belirlediği şartlar, yaptırımlar, gizlilik maddeleri, kişisel verilerin korunması hususları ve Logo kullanım şartları bildirilmekte, karşılıklı atılan imzalar sonucunda devreye alınmaktadadır.
Denetim Programı
Sözleşme imzalandıktan sonra, takvime uygun bir şekilde denetim programı yapılmaktadır. Bu programlama içerisinde 1. aşama ve 2. aşama denetimler için tarihlerin belirlenmesi, denetim ekibinin belirlenmesi, ulaşım gibi lojistik ayarlamaları bulunacaktır.
1. aşama ve 2. Aşama denetimleri birbirlerinden bağımsız değerlendirmekle birlikte, 2. Aşama denetimi 1. Aşama denetiminden sonra planlanmaktadır.
Yıllık gözetim denetimleri veya kapsam genişletme, adres değişikliği gibi özel denetimler, bunların yanında takip denetimi veya ön denetim gibi denetimler ilk belgelendirmede birbirini takip eden 1. Aşama ve 2. Aşama denetimlerinden bağımsız olarak değerlendirilir ve programlanır.
Bütün denetim programları hazırlandıktan sonra müşteri onayına sunulur ve onay gelmesi sonunda bir sonraki sürece geçilir.
Ön Denetimler
İstenmesi halinde yapılan denetimlerdir. Bu denetimlerin amacı kuruluşunuzun denetime hazırlığının tespiti ve sizlerin bu konuda bir fikir edinmeniz içindir. Yapılacak olan ikinci aşama denetimin bir kopyası olup daha kısa sürelidir. İstemeniz halinde denetçi ataması ücreti mukabil olarak yapılmaktadır.
Ön denetimler, sistemdeki eksiklik ve zayıflıkları bulmaya yoğunlaşmak ile birlikte, denetimin sonucu belgelendirme kararını etkilememektedir. Yapılmasının amacı kuruluşun kendi durumunu anlayabilmesidir. Danışmanlık türü tavsiyeler olamayacağı gibi. Öndenetimlerde eksiklik tespit edilmemiş olması daha sonra yapılacak denetimlerde de tespit edilmeyeceği anlamına gelmez.
1. Aşama Denetimi
Belgelendirme denetimleri tüm standartlar için iki aşamalı olarak yapılmaktadır. Bunlardan denetimin birinci aşaması asıl belgelendirme kararının verileceği ikinci aşamadan önce yapılmaktadır. Birinci aşama denetimler, öncelikle 2. aşama denetimlerin daha etkin yapılabilmesi amacı ile hazırlık yapmaktır. Bu denetimlerde kuruluşunuzun ikinci aşama denetime hazırlığı, yasal izin lisanslarınızın varlığı, kapsam ve standartların teyidi, denetim ekibinin kuruluşunuzu ve proseslerinizin tanıması, kuruluşunuz dokümanlarının yeterliliği, yönetim sisteminin yeterli süre uygulanıp uygulanmadığının tespiti ile ilgili faaliyetler gerçekleştirilmektedir. Belirtmek gerekir ki, birinci aşama denetimlerde tespit edilen uygunsuzluklar kapatılmadan ikinci aşama denetimlere başlanmamaktadır. Birinci aşama denetim sonunda kuruluşunuza bir rapor verilmektedir ayrıca 2. aşama denetim planı da hazırlanmakrtadır.
2. Aşama Denetimi
Birinci aşama denetimin sonunda belgelendirme kararına temel oluşturacak, 2 aşama denetimleri gerçekleştirilmektedir. Bu denetimler sonunda kuruluşa rapor verilmekte ve denetim ekibinin tavsiyeleri doğrultusunda belgelendirme müdürü belgelendirme kararını vermektedir. Belgelendirme kararı verilemiyor ise takip denetimi söz konusu olabilmektedir. Denetim sırasında ortaya çıkan uygunsuzlukların belgelendirme kararı verilmeden önce kapatılması gerekmektedir. Uygunsuzlukların kapatılması yönteminin takip denetimi olup olmaması ile ilgili karar denetim ekibinin tavsiyeleri doğrultusunda Belgelendirme Müdürü tarafından verilmektedir
Takip denetimleri
2. aşama denetimleri sonucunda özellikle majör olmak üzere sistemin etkinliğini önemli ölçüde etkileyen bir uygunsuzluk tespit edilmesi durumunda bu uygunsuzluğun yapılacak bir takip denetimi ile kapatılması gündeme gelebilir. Takip denetimi belirlenen uygunsuzluğun yapısına göre denetimin tamamı ile yenilenmesi veya denetimin bir parça halinde yapılması şeklinde ele alınabilir. Takip denetimlerinden sonra eğer belirlenen uygunsuzluk kapatılmış ise belgelendirme kararı denetim ekibi tavsiyeleri doğrultusunda Belgelendirme Müdürü tarafından verilmektedir..
Gözetim Denetimleri
Yönetim sistem belgelendirmeleri 3 er yıllık periyotlar ile gerçekleştirilmektedir. Bu 3 yıllık süre içerisinde kuruluşunuzdan beklenen yükümlülük, belgelendirilmiş olan sistemin etkin uygulamaya devam etmenizdir. Bu süre içerisinde yönetim sisteminiz aşağıda da detayı verilen belirli aralıklar ile gözetim denetimine tabi tutulacaktır. Belirtmek gerekir ki aşağıdaki verilen süreler ne olursa olsun, sisteminiz minimum olarak yılda bir kez denetlenecektir. Gözetim denetimlerinde temel amaç sistemin etkin şekilde uygulanmaya devam ettiğinin tespitidir.
Yeniden Belgelendirme
Belgelendirme süresi olan 3 yılın sonunda istemeniz halinde yeniden bir 3 yıllık belgelendirme sürecine girmeniz gerekmektedir. Bu nedenle belgelendirme süresi bitmeden önce sizleri tekrar arayıp yeniden bir belgelendirme süreci ile ilgili teklifimizi sunacağız.
ÖNEMLİ KONULAR
- Belgelendirme kurallarına ve bu sözleşmede verilen şartlara uymamak ve uymamakta ısrar etmek belgenin askıya alınmasına veya iptaline neden olabilir.
- Logo kullanma kararlarına uymamak ve uymamakta ısrar etmek belgenin askıya alınmasına veya iptal edilmesine neden olabilir.
- Yasal uygunluğun kaybedilmesi belgenin askıya alınmasına veya iptaline neden olabilir.
- Verilen belgeler sadece denetlenen ve belge kapsamında bulunan adresler için kullanılabilir. Belge kapsamındaki yerleşkeler dışında belge kullanılması yasaktır. Belgenin kullanılacağı tüm adresler denetim programına tabi olacaktır.
- Belgelendirmeye karar verilmesi halinde kuruluşun ismi, adresi, belgenin kapsamı ve belge ile ilgili diğer zaten kamuya açık olan bilgiler WEB sitesi kanalı ile kamuya açık hale getirilir. Diğer bilgiler gizli bilgi kapsamındadır ve 3. şahıslara geçmesi engellenir. Ancak akreditasyon kurumları normal incelemeleri sırasında müşteri ile ilgili bilgilere ulaşabilmektedirler.
ISO 50001 Sertifikası ile ilgili bilgi almak için iletişim adresinden benimle irtibata geçebilirsiniz.